Automatisations · Cas concret

Les relances de factures impayées, automatisées.

Un exemple réel, étape par étape : ce que ça coûte aujourd’hui, et ce que ça change une fois automatisé.

Problème

Les factures impayées sont relancées à la main.

Je regarde dans le tableau Excel quels clients n’ont pas réglé.
J’envoie un e-mail à chaque client, avec un rappel et la facture en pièce jointe.
Parfois, j’oublie de faire les relances.

6 hpar mois

40 €de l’heure

240 €par mois

Et en plus

600 € à 3 500 €perdus pour chaque facture jamais payée.

Trésorerie en retardl’argent rentre des semaines plus tard que prévu.

Erreurs d’envoila mauvaise facture part au mauvais client.

Coût total par an2 880 €en temps passé (240 € × 12 mois)+ les factures jamais payées et le coût des erreurs

0 hpar mois passée sur les relances

0 erreurchaque client reçoit sa propre facture

Un workflow qui tourne tout seul chaque matin : il repère les factures en retard et relance chaque client avec la bonne facture.

1. Chaque matinLe workflow démarre tout seul à 8 h.

2. Il lit le tableauIl repère les factures échues et non payées.

3. Il prend la bonne factureIl la retrouve par son numéro, sans risque d’erreur.

4. Il relanceUn e-mail personnalisé part avec la facture, à J+1, J+15 et J+30.

5. Il note toutLa relance est inscrite dans le tableau. Vous êtes prévenu au-delà de 30 jours.

0 hpar mois passée à relancer, au lieu de 6 h

2 880 €de temps récupéré chaque année

0 oublichaque facture en retard est relancée, avec la bonne pièce jointe

Les relances s’arrêtent dès que le paiement est enregistré dans le tableau. L’argent rentre plus tôt, et vous ne pensez plus aux impayés.

On regarde ensemble ce qui peut être automatisé chez vous. Premier échange offert.

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